Alstahaug kommune har et felles sak-/arkivsystem ESA 8.1 for saksbehandling i alle enheter.

For annen saksbehandling benyttes fagsystemer og databaser til å holde orden på informasjon om kommunens virksomhet, publikumsforvaltning og tjenester. Slik informasjon er tilgjengelig ved henvendelse til registeransvarlige eller arkivtjenesten, evt. depotinstitusjonen for opplysninger som ligger i avleverte system, databaser og registre.

De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:

• sak-/arkivsystem
• fagsystem

Sak-/arkivsystem er system hvor en journalfører dokumenter (korrespondanse) som lagres i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler som personalsaker, bygge- og delingssaker, og/eller utvalgssaker. Eksempel på slike system er: ePhorte, Acos WebSak, Tieto m.fl.

Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystemet. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Felles for fagsystemene er at opplysningene som lagres ofte ikke blir skrevet ut på papir. Eksempel på fagsystemer er: Unique, Oscar, Gerica.

Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.

Se forøvrig kapittel om arkivorganisering i vår kommune og om hvordan vi har organisert arkivtjenesten og våre arkiv- og journalsystemer, samt hvem som har tilgang til å betjene våre kunder via disse systemene.

De aktive systemene ligger i mappen Elektroniske system under "Arkivoversikt inneværende periode" og de avsluttede systemene i mappen Eldre elektroniske system under "Arkivoversikt eldre perioder".