Alstahaug kommune disponerer til sammen 232 hyllemeter arkiv hos Arkiv i Nordland. Av dette er 48,7 disponert ved utgangen av 2019.

Generelt om avlevering og deponering

Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.

Avleveringsplikt

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda si, skal avleverast til arkivdepot.

Kostnadane med avlevering skal dekkjast av det organet som avleverer arkivet.

Avleveringsplikta gjeld uavhengig av lovpålagde føresegner om teieplikt.

Avlevering eller deponering?

Avlevering betyr at et avsluttet arkiv – eller avsluttet arkivdel –  blir overført til eit arkivdepot som overtar både råderett over og oppgaven med forvaltning av materialet. For statlige arkiv er det Arkivverket som overtar ansvaret.

For kommunalt arkivmateriale foregår overleveringen til depot som en deponering, Til forskjell fra en avlevering, så overtar depotinstitusjonen ved en deponering oppgaven med forvaltning av materialet, mens ansvaret og råderetten fortsatt ligger hos kommunen.

Tidspunkt for overføring

Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25- 30 år gammalt, men det kan søkjast om å få avlevere både før og etter denne fristen. Dersom eit organ blir nedlagt i ei omorganisering men funksjonen lever vidare i eit anna organ skal arkivet overførast dit.

Organ som tek sikte på å levere arkivmateriale, skal varsle vedkomande arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringa tek til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.

Arkivlova § 10 omhandlar avlevering.

Arkivforskrifta §§ 18-22 omhandlar eldre og avslutta arkiv.

Arkivforskrifta § 18 sier at offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje.
For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunk

Riksarkivaren si forskrift kapittel 5 har føresegner om elektronisk arkivmateriale som blir avlevert eller overført som depositum til Arkivverket. 

Riksarkivarens forskrift § 5-5 sier at Arkivverket bestemmer tidspunkt og tidsintervall for avlevering eller deponering av arkivversjoner fra det enkelte system.

Riksarkivaren si forskrift kapittel 6 har føresegner om avlevering og overføring av ikkje-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltninga.