| Inneholder arkiv, delarkiv, arkivserier/arkivdeler. De kommunale arkivene delt inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et arkiv som er ordnet etter ett og samme prinsipp, for eksempel emneordnet etter arkivnøkkel, kronologisk etter dato, alfabetisk eller stigende etter gårds- og bruksnummer (se regler for ordningssystemer). En arkivserie kan også ha et særskilt innhold, eller et spesielt format, som gjør det nødvendig å skille den fra annet arkivmateriale. Eksempler på vanlige arkivserier er møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv og ulike typer spesialarkiv. Disse seriene skal stilles opp etter oppsettet i arkivoversikten nedenfor her, og følger allment norsk arkivskjema ( link?). Serieordningen følger denne normalen: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, (utskrift av) postjournal, saksarkiv, fagsystem/spesialarkiv, personalarkiv, eiendomsarkiv og regnskap. Når det finnes flere serier av samme slag i et arkiv, skal en for papirarkiver starte oppstillingen med den serien som eventuelt har en overordnet funksjon. De fleste kommunale arkivserier produseres i, eller har sterke knytninger til ett eller flere elektroniske systemer. For eksempel vil både kopibøker, postjournaler og mange møtebøker være produsert i organets sak-/arkivsystem. I dette systemet kalles en arkivserie for arkivdel. I tillegg benytter kommunene vanligvis en rekke fagsystemer (elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen innenfor et bestemt fagområde). Også fagsystemene inneholder ofte arkivverdig dokumentasjon og/eller nødvendige knytninger til papirbasert arkiv. For arkiver og dokumenter produsert i fagsystemer, skal det jevnlig tas ut utskrifter på papir for arkivering, om en ikke har fullelektronisk arkiv som fyller kravene. I arkivplan.no finnes to registreringsskjemaer under ”Arkivoversikt inneværende periode”, ett for arkivseriene og ett for de elektroniske systemene. Arkivplan.no gir deg oversikt over den enkelte arkivserie som er knyttet til det elektroniske systemet serien er produsert i. Dette er knytninger som er registrert for å skape en bedre oversikt i organets arkivplan.
|
